팀장님께 칭찬 받는 사무실 책상 서랍 정리의 기술

“A씨, 지난달 결과보고서 좀 넘겨줘”

팀장님의 갑작스러운 지시에 어쩔 줄을 모르는 신입사원 A씨, 그도 그럴 것이 A씨는 회사의 소문난 정리불능자(?)거든요. 불과 지난주에 산 클립을 어디에 둔지 몰라 다시 사는 것은 기본이요, 여기저기 널브러진 서류들을 분류 없이 책상 서랍에 넣어두었다가 다시 꺼내보려면 한참을 찾아 헤매고는 하죠. ‘정리 좀 하고 살라’며 팀장님께 늘 혼이 나지만 그때뿐. 이런 A씨를 위해 특별한 노하우 없이도 책상 서랍을 깔끔하게 만들어주는 정리의 기술을 소개해드릴까 합니다. 혹시 여러분도 소문난 정리불능자라면 지금부터 주목해주세요~

 A씨의 책상 서랍을 진단해보자

본격적으로 책상 서랍 정리를 하기에 앞서, 먼저 A씨의 서랍을 확인해볼까요? 업무와는 상관 없는 잡동사니들과 더불어 우선순위를 막론하고 어지러이 뒤섞여 있는 물건들이 눈에 들어오네요.

현재 A씨의 책상서랍 상태.jpg

사진과 같은 상태라면 책상 정리가 시급해 보이는데요, 좀 더 객관적으로 여러분의 책상 서랍을 진단해봅시다. 아래 항목 중 세 가지 이상 해당한다면, 아무리 일을 잘해도 상사가 결코 좋게 바라보지는 않을 것 같은 상황입니다.

□ 업무 이외의 물건(전선, 과자류 등)이 보관되어있다. □ 필요한 서류를 찾기 위해 모든 서랍을 열어보고 있다 □ 서랍 공간이 항상 부족하다고 느낀다. □ 지금 필요하지 않은 물건 혹은 보존기간이 지난 자료들이 보관되어 있다. □ “정리 좀 하세요” 라는 말을 상사로부터 자주 듣는다

 본격 책상 서랍 정리를 해보자

STEP1. 버리기

그렇다면 본격적으로 책상 서랍 정리를 시작해볼까요? 정리의 시작은 ‘버리는 것’이라고 했던가요. 가장 먼저 잘 사용하지 않는 물품들을 처분해봅시다. 

잘 나오지 않는 펜이나, 별로 필요로 하지 않는 물품, 혹은 필요는 하지만 과하게 많은 물품 등이 보일 거예요. 이런 것들은 모두 과감하게 처분해주셔야 합니다. 특히 개인 물품과 사무실에서 쓰는 물품은 엄격히 구분할 필요가 있습니다. 서랍 안에는 업무에 꼭 필요한 물품만 남겨두도록 합니다. 아래 체크리스트를 확인하시고, 해당되는 것들이 있다면 모두 퇴장시켜주세요.

□ 3개월 이내에 사용한 적 있거나 사용할 계획이 있는가? □ ‘언젠가 사용하겠지’ 라는 막연한 생각을 하는가? □ 아주 가끔 쓰지만 남에게 쉽게 빌려 사용할 수 있는가? □ 기능이 비슷한 물건을 여러 개 가지고 있는가? □ 회사나 사무실에서는 필요 없는 물건인가? 출처: <정리의 정석>, 조세형

STEP2. 재배치하기

업무에 필요한 물건 위주로 걸러냈다면, 사용 빈도와 용도에 따라 재배치합니다. 사용 빈도가 높은 물품들은 가장 위쪽, 혹은 몸과 바로 맞닿은 서랍에 넣어 찾기 쉽게 보관하고 빈도가 낮을수록 아래쪽 서랍에 넣어 정리하는 것이 포인트!

STEP3 내부 정리하기

공간별 배치가 끝났다면 서랍 내부를 정리합니다. 칸을 구분해주는 것만으로도 훨씬 더 효율적으로 서랍을 정리할 수 있습니다. 티백 상자나 고무줄, 문구류 박스 등을 이용하면 정리가 편해진답니다~

정리가 끝난 A씨의 책상 서랍을 보시겠어요? 가장 손이 많이 가는 위 칸에는 클립 등의 사무용품이나 문구류 등을 칸 별로 구분하였고, 클립은 한 곳에 몰아 두어 여기저기 흩어지지 않게 하였습니다. 가운데 칸은 위 칸만큼 자주 사용하지는 않지만 일주일에 한두 번씩 손이 가는 물건들 위주로 배치하였습니다. 가장 아래쪽 칸은 각종 서류와 사용 빈도가 낮은 물품들을 보관하였습니다.

어때요? 좀 깔끔해진 것 같나요?

하지만 한 번 정리했다고 해서 완전히 끝난 것은 아니죠. 정리를 통한 공간 세팅이 모두 끝났다면, 이제 앞으로가 중요합니다. 애초 정리의 목적이 쾌적한 환경은 물론 업무의 효율을 높이기 위함이었다면 정리는 매일, 습관적으로 행해져야 합니다.

퇴근하기 전 5분 정도 짬을 내어 정리를 하고, 새로운 물건이 생겼을 때는 일단 서랍에 쑤셔 넣기 보다는 업무에 필요한지 아닌지를 판단해 정리하는 센스. 무엇보다 서랍은 항상 한 뼘 정도의 여유 공간을 두고 사용하세요. 수납의 여유가 마음으로 이어질 테니까요.