신입사원들을 위한 보고서 잘 쓰는 법

My Friend 효성 가족 여러분 안녕하세요. 수많은 관문을 헤치고 취업이라는 커다란 산을 넘은 우리 시대의 신입사원 여러분들께 드리는 특집 기획! 바로 보고서 잘쓰는 법입니다! 새로운 집단에 들어가는 건 언제나 큰 설렘을 줌과 동시에 스트레스가 되는데요. 아무리 마음과 눈과 귀를 열어두고 배워도 어느새 뭘 어떻게 해야 할지 헷갈립니다. 특히나 보고서를 쓸 때면 도대체 어디서부터 어떻게 해야 하는지 막막하기만 하죠.

계속해서 선배에게 물어보는 것도 눈치가 보입니다. 물론 자주 질문한다면 그만큼 열의를 가지고 배운다는 어필이 되기 때문에 좋은 이미지를 얻을 수도 있지만, 과하면 반대로 무능력하다는 인상을 줄 수도 있기 때문에 참 애매하죠?

그렇다면 방법은 하나 뿐! 어디서나 잘 먹히는 보고서 잘 쓰는 법을 미리 익혀 두고 내가 속한 회사의 틀에 맞게 맞추면, 끝. 그럼 따라가볼까요?

보고서 잘쓰는 법, 기본에 있다

 

보고서 작성에도 순서가 있습니다. 무턱대고 보고서 써야지 하며 책상에 앉는다고 해서 뚝딱 나오는 게 아니죠. 방향성이 정확히 잡혀야 당황하지 않고 빠르고 정확하게 보고서를 작성할 수 있습니다. 그 순서는 크게 네 가지로 나뉘어집니다.

 

첫 번째, 목표설정

특정 업무의 결과가 아무리 좋아도 그 결과물을 알릴 때 뒤죽박죽 엉망이라면 빛이 바래게 됩니다. 보고하려는 핵심적인 내용을 추려내어 정리합니다.

두 번째, 자료수집 및 분석

보고할 내용을 확정했다면, 그 내용에 맞는 자료들을 찾아 분류해 놓습니다. 자료 정리 중 관계없거나 중요도가 떨어지는 자료들은 배제하고 정확하고 믿을 수 있는 자료를 선별합니다.  

 

 

세 번째, 보고서 작성

보고서 작성 시에는 최대한 쉽게 이해할 수 있도록 간결한 문장으로 씁니다. 여러분의 보고서를 볼 사람들은 하루에도 몇 건의 보고서를 보는 바쁜 사람이라는 걸 잊지 마시기 바랍니다. 화려한 수식어구나 형용사는 가급적 자제하고 한 문장에 하나 이상의 정보를 담지 않습니다. 같은 표현을 반복할 필요도 없습니다. 특히 보고서는 정확한 숫자와 구체적인 표현으로 이루어져야 합니다. 즉, 한 번 보고도 단번에 이해할 수 있게 쓰는 것입니다. 

 

네 번째, 검토 및 보완

초안 작성을 마쳤다면 가장 먼저 오탈자가 있는지 확인합니다. 좋은 보고서란 실수 없는 보고서입니다. 아무리 잘 쓴 보고서라도 틀린 맞춤법이나 부적절한 단어가 들어가면 신뢰도는 떨어집니다. 그 후 전체적인 보고서 흐름을 확인하고 불필요한 부분은 삭제, 부족한 부분은 보완합니다. 

전체적인 흐름은 이렇지만 쓰다 보면 어느 게 맞는 건지 오락가락할 때가 많습니다. 사실 경력이 쌓인 직장인들에게도 보고서작성과 기획서 작성은 부담스러운 일이 아닐 수 없습니다. 누군가에게 평가 받아야 하고 아무리 고쳐도 또 고칠 부분이 나타나기 때문이죠. 처음부터 완벽한 사람은 없습니다. 차근차근 배워 나가다 보면 어느새 보고서 하나는 기가 막히게 쓴다는 칭찬과 보상이 따라올 것입니다. 그렇다면 이제 완벽한 보고서를 만드는 몇 가지 팁을 소개해 드릴게요.

이것만 잘해도 좋은 보고서가 된다 BEST 5!

 

1. 기본적인 틀 지키기

자신이 속해 있는 기업에서 통용되는 보고서의 틀을 숙지하는 게 최우선입니다. 폰트, 글짜 크기, 띄어쓰기원칙, 글머리 양식, 종결어미 사용 등에 맞춰야 합니다. 가장 잘 쓰여진 보고서를 하나 추천 받아 곁에 두고 꾸준히 보는 걸 추천합니다.

 

2. 마감 시한 엄수

각고의 노력으로 보고서를 썼습니다. 그런데 제출기한을 한참 넘기고 말았죠. 그렇다면 이 보고서는 어떤 평가를 들을까요? 아무리 잘 쓴 보고서도 타이밍이 안 맞으면 가치가 떨어지고 심지어 무용지물이 될 가능성이 큽니다. 여러 단계를 거쳐 업무가 진행되는 기업 특성상 시의 적절하게 일이 처리돼야 효과가 커집니다. 시간은 반드시 지키는 게 좋습니다. 

 

 

3. 맞춤법 검사

위에서 언급한대로 오타를 비롯 틀린 맞춤법, 띄어쓰기는 보고서의 신뢰도를 떨어뜨립니다. 보고서를 쓴 뒤에는 반드시 맞춤법 검사를 통해 다시 한 번 보고서를 재정비합니다. 기존 문서 프로그램에서도 어느 정도 띄어쓰기와 맞춤법을 가려내 주긴 하지만 그 완성도는 떨어집니다. 그럴 때 이용할 수 있는 것이 부산대 맞춤법 검사프로그램! 기본적인 맞춤법 검사부터 새롭게 변화된 한글 법칙까지 꾸준하게 업데이트되어 지금까지 나온 맞춤법 검사기 중 가장 정확하다는 평가를 받고 있습니다. 

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4. 보고서는 심플하게

무조건 양을 늘리면 좋아 보이지 않을까 하여 의미 없는 자료를 추가하거나 각종 미사여구로 문장을 늘리는 경우가 많습니다. 그런 보고서는 절대 좋은 보고서가 될 수 없습니다. 반드시 필요한 자료라고 생각되는 자료만 넣고, ‘이걸 넣어야 하나 말아야 하나’ 하는 자료는 빼거나 정 판단을 못하겠다면 선배에게 물어보는 습관을 들입시다. 보고서는 여러분의 표현력을 시험하는 게 아니라 최대한 빠르고 정확하게 업무파악을 하기 위함입니다. 

5. 보고서는 궁금증을 해결하는 것이 목적

보고서 작성시 초점을 맞춰야 할 건 상대방을 이해시키는 것입니다. 보고서를 읽는 사람이 내용에 의문이 생긴다면 좋은 보고서라고 할 수 없죠. 지나치게 압축하거나 전문용어나 약어를 설명 없이 사용하는 것은 문제가 됩니다. 또한 출처가 불분명한 자료는 신뢰도를 떨어뜨리고 주장에 대한 근거가 부족하면 단순한 억지 논리가 될 수밖에 없습니다. 제3자가 보더라도 수긍할 수 있도록 써야 합니다.

6. 마지막 팁

마지막으로는 보고서의 결론을 다시 정리해서 의사결정권자가 고려할 사항(비용대비 효과, 향후 과제 등)을 다시 한 번 상기하도록 하면 더욱 좋습니다.

 

민토 피라미드를 아시나요?

민토 피라미드는 컨설팅 그룹 맥킨지의 컨설턴트인 바바라 민토가 만든 시각적 사고법입니다. 위쪽에는 핵심 메시지, 아래쪽에는 상위 메시지를 설명하거나 부연하는 메시지를 각각 배치합니다. 메시지를 아래로 전개할 때는 왜(Why), 어떻게(How), 무엇을(What)등의 질문을 하면서 그에 대한 답에 해당하는 것을 하위 메시지로 배치합니다.

짧지만 핵심을 정확히 담은 보고서가 가장 좋은 보고서입니다. 그렇다고 겁먹지 마세요. 한가지 분명한 건 다른 모든 일처럼 보고서도 쓰면 쓸수록 발전한다는 사실입니다. 처음부터 완벽한 보고서를 쓸 수는 없는 노릇입니다. 다만, 최소한 같은 실수를 반복하지 않으려고 노력하는 것이 중요하죠. 보고서만 잘 써도 승진할 수 있다는 우스갯소리가 괜히 나온 게 아니랍니다. 신입사원 여러분 화이팅!